如何开一个不会让所有人都睡着的会议

会议是必不可少的,除非它们完全浪费了每个人的时间。

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Westend61 |盖蒂图片社

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去年9月,生产蜂蜜产品的运动营养品牌Honey Stinger及其姐妹公司的70多名员工完成了740分的考试英里的跋涉。这个被称为“世界上最长的员工会议”的冒险团队花了近三个月的时间,从科罗拉多州的南部边界穿越到北部边缘的大陆分水岭。

在荒野中共度90天是一个戏剧性的提醒,不是所有的会面都是平等的。营销总监加勒特·马里亚诺在公司的一篇博客文章中写道:“我们的团队共同努力,克服了从森林火灾到把自行车推到1.3万英尺高的山峰的巨大障碍。”“我们是一个更强大的团队,对彼此有了新的理解和尊重。”

会议已经成为创业圈的热门话题。雷竞技手机版在2018年泄露的电子邮件特斯拉联合创始人兼首席执行官埃隆·马斯克对员工说,大型会议是“大公司的祸害,而且几乎总是随着时间的推移而变得更糟。”麝香也建议让员工“一旦很明显你没有增加价值,就立即离开会议或挂断电话。离开不是不礼貌,让别人留下浪费他们的时间才是不礼貌。”

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制定会议策略

刚开始的时候,我并不担心开会JotForm13年前。当时只有我一个人,后来有了几个员工。我们是白手起家的,所以没有风投或投资者来更新。随着我们在两大洲雇佣了140多名员工,我不得不在沟通的方式和时间上变得更具战略意义。

根据泰德在美国,仅在美国,会议每年就浪费约370亿美元。50%的人表示,他们发现开会没有效率,73%的员工在开会时做其他工作。如果你曾经在电话会议上写过购物清单,你就不会惊讶于十个人中有九个会在会议上做白日梦。

我不想浪费时间让我们的员工陷入冗长乏味的会议中。毕竟,他们是业务背后的大脑和引擎。然而,你很容易陷入像滚雪球一样的会议和签到。你接受了一个又一个邀请,然后又接受了15个邀请。在你意识到之前,你已经深陷一场游戏日历俄罗斯方块

策略是应对“会议蠕变”这种糟糕情况的解药。制定开会方式、时间和频率的基本规则。制定政策,允许人们在没有恐惧或FOMO的情况下遭遇“衰退”,然后坚持下去。每个组织都是不同的,但这里有适合我们的方法。

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1.从单口相声上下来

状态会议或站立会议的前提似乎是合理的——参与者轮流向小组通报他们的任务和进展。良好的沟通对于创业至关重要。然而,在几天内添加多个项目签入,这种看似无害的做法可能会耗尽宝贵的资源。

Basecamp首席执行官兼联合创始人杰森•弗里德表示:“很难想出比状态会议更浪费金钱、时间或注意力的事情了写了在2016年。我不确定我会像弗里德在同一篇博客文章中所说的那样,把它们称为“祸害”,但我同意它们很少是必要的。

2018年5月,Pinterest的工程经理布莱恩·多诺霍概述了为期三天,没有会议安排,该公司正在测试其产品工程团队。软件开发需要很长时间的集中精力,但随着公司的发展,会议也越来越多。多诺霍说,一个小小的日程改变很快就会产生巨大的效果。超过91%的Pinterest开发人员表示,这种改变让他们的工作效率更高,80%的人表示他们的同事尊重这种不开会的安排。

无论是没有会议的一天,还是早上没有电话的规则,多诺霍的实验提醒我们,作为企业家,我们可以做出非常规的日程安排选择。雷竞技手机版你可以在不受干扰的工作时间和必要的团队沟通之间找到平衡。

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2.边走边说

马克·扎克伯格和理查德·布兰森都喜欢步行开会。Twitter的杰克•多尔西也是如此。众所周知,巴拉克•奥巴马(Barack Obama)也建议步行开会。

美国人的平均寿命为9.3小时每一天。在见面的时候移动可以促进健康和创造力,打破等级制度,增加幸福感等等报告的好处

例如,圣路易斯华盛顿大学的研究人员发现在会议期间站着或走着的员工领地意识更弱,更能参与讨论。在斯坦福大学研究在美国,81%的受访者表示,随着锻炼水平的提高,他们的创造性思维也得到了拓展。

我还喜欢同时伸展我的腿和我的大脑。我经常和新员工和老员工一起吃午饭和散步。我们在办公室之外互相了解,希望他们不只是把我当作“老板”。

当参与者人数很多或者有暴风雪的时候,步行会议是很困难的,但在条件合适的时候,步行会议是一个很好的选择。

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3.给人们一些空间

到2014年70%据报道,所有办公室都有开放式平面图。这些通风的空间是现代、有远见的公司的标志,尤其是在科技领域,但它们也会分散注意力、增加压力和挫败感。

在JotForm,我们的产品端员工在四到六人的小型跨职能团队中工作。每个组包括开发人员、设计师、数据科学家、UX专家和其他适当的角色。每个团队都有专门的办公室,有一个大白板和一扇可以关上的门。

我们发现,在私人空间工作的团队不需要计划正式会议。他们可以反复讨论想法,必要时分享反馈。当他们需要安静的工作时间时,他们也可以保证这样做。一切都取决于团队。

我知道这种安排不可能对每个人都适用,尤其是当你正在创建一家新公司,预算紧张的时候。但考虑一下你还能做些什么来减少长时间的会议,比如在每天的固定时间里设置“办公时间”,或者使用Slack或其他即时通讯工具来快速处理请求。

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4.用电子邮件反馈。

电子邮件已经成为创业公司最喜欢的出气筒之一。人们通过愤怒的博客文章、文章和论坛来发泄他们对收件箱的仇恨。我明白了。最糟糕的情况是,电子邮件就像是一条永远不会停止牵引的数字皮带。布莱恩·勒夫金在《每日邮报》上写道:“在离开工作收件箱一天之后英国广播公司资本,我们害怕不得不费力地处理大量的新邮件,等待着礼貌的回复、周到的反馈,以及半心半意的“联系”或“再回来”的承诺。

然而,在电子邮件和会议之间的牢笼比赛中,我打赌是电子邮件。每一次。这并不是因为我不想与人交谈或与我的员工互动。相反,我想在我自己的时间——几乎总是在每天结束的时候——提供深思熟虑的反馈。那时我就会逃跑收件箱零

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5.让每一次会议都有意义

富有成效的会议有一个明确的目标。他们应该介绍新的、有用的、可操作的信息,而不应该试图在一次会议中完成11件不同的事情。遵循这些规则是确保每次会议达到目的的最好方法。如果你的指导方针无情,每个人都会开始期待一个尖锐、快节奏的聚会。

所有反对会议的强烈反应会让人觉得任何签到都是浪费时间。我相信事实远非如此。当会议快速而有效,并实现了既定目标,同时使参与者保持一致时,它们可能具有难以置信的价值。毕竟,商业是一项团队运动——即使你们没有一起跨越大陆分水岭。

Aytekin坦克

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雷竞技手机版企业家;Jotform创始人兼首席执行官

Aytekin Tank是Jotform的创始人兼首席执行官,著有自动化你的忙碌工作。Tank是企业家精神、技术、自我引导和生产力等领域的知名行业领导者。雷竞技手机版他拥有近20年领导全球员工队伍的经验。

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