如何改善工作场所代际通信提高工作代间通信效率、清晰度和质量的五大策略

多元团队有多种工作交流风格十年多来我作为代际讲演家和教官亲身体验多代团队通信差距的广度

事实上83%的Z代工人82%的管理员认为他们的GenZ员工宁可通过即时消息通信57%的GenZ想一周接受数次反馈,

移动技术扩散和无处不在连通创造了大量新通信渠道邮件 短信 聊天 视频通话 社会协作 相对新式通信

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通信复杂性增强时,多渠道与不同通信偏好和员工中一代人期望值相结合几代人间通信有挑战性,下五大策略应有所帮助

开工增代认知

大众认识一代人如何处理通信问题是消除通信空白的关键记住代相传特征是线索-非绝对性-但他们能帮助你连接和影响

• 宝宝潮人欣赏形式直接通信并优先使用面对面电话和邮件并重视背景资讯和细节
• X代理解非正式灵活通信并优先使用邮件、手机、文本和脸书他们重视职业礼节
• 千百年感知真实快速通信并优先使用文本、聊天、邮件和Instagram高效度和数字优先方法
• 生成Z感知透明视觉通信优先使用Snapchat、YouTube、tiktok和FaceTime视音命令移动专用方法

出人意料的是70%以上GenZ想要面对面工作继续编织数字通道 并同时寻找更多面对面相遇

通信空白还暴露于一代人使用emojis83%GenZemoji用户比电话表达情感更自在(71%)、Gen X(61%)和Baby Boomers(53%)

二叉延迟与人联系

代代相传并顺从通信偏爱比方说,想连接GenZ的Baby Boomers 不应该调用并留下语音信箱取回短信或即时消息反之,Gen Zers想与Bea Boomers连接者不应该在社交媒体上faceTime或DM取而代之,听电话或面对面会议

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问题不再在于通信者想如何传递预期消息 而是在于其他人最有可能消化消息

右通道匹配信息类型也很重要

• 电话通话详细、长、难或情感性对话
• 电子邮件提供简洁信息/或指令性信息
• 聊天面向公告、新闻、非正式消息、团队协作和社交
• 视频(缩放、FaceTime、Teams等)持续时间长、反馈丰富、焦点集中、情感或困难对话

3级镜像通信

响应通信使用与接收通信同道举个例子,如果Gen Xer从千禧同事处收到文本,Gen Xer不应该调用千禧年,而应该发送文本反射通信

交替通信通道必备时段,则花时间回查新通信通道前通信

4级置通信期望

如果团队或个人没有明白他们的通信偏好, 其他人则会猜出多种通信渠道中的哪一种使用, 并通常默认个人偏爱

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主动通知他人如何最能与你连接举例说,GenZ雇员可以表示,他们偏爱邮箱签名或Slack剖面图中的文本调用或aby Boomer表示他们偏爱电子邮件比语音信箱语音录入

5级创建团队通信协议

建立通信协议的目的是创建官方指南,突出团队互通规则

清晰通信对今日高科技数字工作环境至关重要通信协议帮助设定期望,创建团队支持入网,建立边界保护关键工作并精简通信

向多代团队提出下列问题以达成共识

• 团队间目前有哪些通信挑战
  • ex:太多时间敏感信息通过电子邮件发送,而不是聊天
• 团队最常用通信通道最高效通道
  • Ex:邮箱最常用,
• 是否有通信需要优先处理
  • Ex:当前或潜在客户通信应优先排序
• 哪种通信不可转让
  • Ex:每月全手会议、面对面会议或视频会议不可讨价还价,以维护团队连接
• 对电子邮件、电话、短信、聊天等响应时间期望值(said和unsaid)是什么?期望成功必不可缺或合宜
  • Ex:邮箱响应时间期望24至48小时更早需要通信时,使用文本或聊天,因为响应时间期望为15至30分钟
• 如何不扰动节日如度假、晚间、深层工作等处理
  • Ex:工作日时,雇员晚6点后不响应
• 工作调度需要同步允许更密切的协作吗?如果是,指南是什么
  • Ex: 周二所有团队成员均需上网工作3点至4点
• 哪个通信通道应用为“仅紧急情况?”
  • Ex:非即时电话仅指紧急情况,所有团队成员应视之为高优先级处理
• 如何举行会议以最大限度地提高参与率和效率
  • 例:频繁但短会议(15分钟或短)由轮值团队成员领导
• 需要采取哪些其他行动提高通信效率和质量
  • ex: 缺勤工作需要外应答者连续工作日或时段

考虑为与客户、客户和供应商的任何外部通信单设协议清清楚楚通信后,你就能有效引导员工-不管他们是哪一代人

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