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当你是一家小公司时，选择人力资源工具是一项比大公司要求更高、更困难的任务，大公司可以利用专门的、更昂贵的资源。这就是为什么艾萨克·奥茨，首席执行官和创始人Justworks他创建了自己的平台，该平台可以实现工资、福利和合规的自动化。
“小企业是最需要我们帮助的公司，”奥茨在谈到他的纽约公司时说。“他们没有大规模运营;他们不像大公司那样有专门的资源;他们从资源集中中获益最多。”
Matthew Korn，北美人力资源经理UNOde50这个想法回响着。同样住在纽约的科恩说，他对找到奥茨所描述的资源池的困难并不陌生。
“我们面临的挑战是找到一种方法，将该系统与我们已经在使用的ADP人力资本管理(HCM)解决方案连接起来，”科恩在电子邮件中表示。“由于我们的招聘和入职流程的整合，我们可以跨系统流畅地实施员工的信息，从而减少了入职投资的成本和时间。”
不幸的是，许多小企业领导人在选择人力资源工具时仍然面临着主要问题。结果往往是代价高昂的错误。以下是领导者在选择人力资源工具时不能犯的四个错误:
1.在认识到挑战之前选择工具
技术在不断发展，因此公司领导者面临着测试无数人力资源工具的挑战。然而，扫描每个工具之前，他们真的了解该工具带来的挑战会浪费时间和金钱。
Korn说:“在某些情况下，人力资源专业人士可能并不清楚什么样的解决方案能满足他们的业务需求。“比如应用商店ADP市场，让你根据公司的需要开始搜索。由于商店可以访问各种各样的解决方案，搜索结果使用户能够评估最适合(他们)公司特定需求的技术。”
对于人力资源经理来说，确定哪些人力资源需求是主要的——工资、福利、合规还是一般帮助——已经变得更容易了。然而，在决定合适的工具之前，他们仍然需要深入了解他们的人力资源需求。
如果这是你作为人力资源经理自己的问题，与你的团队成员讨论一下什么能使他们的工作更容易，新工具需要与什么系统一起工作，以及一个提供多种服务的工具是否更理想。
2.降低你对安全的期望。
企业、员工和客户的信息是神圣的——任何东西都不值得危及这些系统的网络安全。这就是为什么艾伦·扎克，facebook的创始人项目管理必需品有限责任公司弗吉尼亚州阿灵顿(Arlington)的项目管理公司project management建议，在选择人力资源工具之前，要彻底审查供应商的信息安全协议。
扎克在电子邮件中建议:“如果你打算采用云计算或SaaS解决方案，请确保供应商将你的个人数据存储在符合公司数据安全标准的环境中。”“大多数人力资源系统都包含非公开的个人信息，可以是姓名、地址或电话号码等基本信息。如果这些数据丢失或泄露，可能会产生重大后果。”
这里的信息是:在选择人力资源工具时要缓慢而彻底。确保充分了解这些工具的安全系统、审查以及制造商故障排除部门的响应速度。
如果确实发生了安全漏洞，该工具的技术团队是否会立即到场处理，就像处理自己的问题一样?那些价格不贵，但却让领导者夜不能寐，担心团队成员和客户信息安全的工具，不值得花更低的成本投资。
3.跨工具和团队划分人力资源信息。
小企业是由保持统一战线的团队成员组成的。这意味着重要的任务被拆分并在同事和部门之间共享。虽然这样的团队合作对成功至关重要，但这种人力资源职责的划分可能会导致沟通不端，甚至信息丢失。
Mollie Delp，人力资源专家车间数字弗吉尼亚州里士满的数字营销公司(digital marketing company)在这方面有一个故事要讲。Delp说，在她上任之前，Workshop Digital的人力资源部门在多个团队成员之间存在分歧。
德尔普在一封电子邮件中告诉我:“这绝对是一团糟，几乎没有对效率低下和信息不准确的监管。”“我强调了最需要人工操作的流程，也是迄今为止最无组织的流程，因此最容易出错。”
Delp说，在确定了这些痛点之后，她开始寻找一个能让她的钱花得最大的系统，而且不会把她的工作分散到多个系统上。她写道:“在谷歌上进行了一些搜索，并使用GetApp对产品进行了比较后，我们将选择范围缩小到现在使用的工具。”
这个工具吗?BambooHR。“有了这个工具，我能够消除超过17个电子表格，这些电子表格以前是手动跟踪数据和信息的。”
结论:确定当前哪些人力资源系统效率最低。评估谁负责具体的任务。这些人是如何把信息传递给其他部门的?然后寻找一个工具，把所有这些任务放在一个地方。
这样，无论是谁在处理人力资源最关键的工作，所有的信息都保存在一个易于查找的位置。
4.选择不能随着公司发展而发展的工具。
无论一家公司的目标是成长为一家全球性企业，还是仅仅在两年内获得10名新员工，其人力资源工具都需要随之发展。把时间、金钱和培训花在一个公司在短短几年内就会过时的工具上，只会让领导者回到起点。
旅游保险公司人力资源总监安妮特·戈布罗格(Annette Gobrogge)在帮助她的团队挑选工具之前七角位于印第安纳州卡梅尔的公司评估了公司的现状和快速增长。
“在这样做的过程中，我们确定了几个对我们的选择过程至关重要的特征，”Gobrogge告诉我。其中包括:轻松生成有效报告的能力，人力资源和薪资活动的一站式商店和仓库，用户友好性和成本效益。
“我们发现了所有这些即．＂
由于减少了步骤，Seven Corners现在可以更快地处理工资，并按照自己的意愿扩大业务。
