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尽管需要会议要富有成效研究表明，只有50%的商务会议时间是引人入胜的。俗话说，“会议是生产力走向死亡的地方”——对于那些没有正确召开会议的公司来说，这是一个可悲的现实。
一个2019报告研究发现，专业人士每周花两个小时在他们认为毫无意义的会议上，相当于浪费了超过5410亿美元的员工时间。最重要的是，近40%的专业人士认为，不必要的会议是他们组织的最大成本。更不用说许多会议通常都是结构严格、时间安排糟糕、运行效率低下的。
但富有成效的会议对企业来说至关重要。会议应该是真正工作的地方完成工作并带来切实的结果——比如一个计划、一个决定或对未来工作的集体理解。
这里有5个建议，可以帮助商业领袖组织一次富有成效的会议。
1.你确定你需要开会，那么怎样才能使会议有效呢?
要开一个有效的会议，你必须首先确保正确的人和部门都出席了会议。我发现组织者往往会过度邀请会议与会者。这些不需要的参与者接受了他们觉得必须参加但并不需要参加的会议的邀请，这导致了生产力的损失。
一旦您确认了所需的参与者，请确保您建立和沟通一个明确的会议目标，这样每个人都能做好相应的准备。
鼓励参与，多问问题。会议中的每个人都应该以某种方式参与，并接受挑战，为讨论带来一些有价值的东西。
注意那些不参与的人。他们可以交流他们的工作满意度，以及他们是否适合自己的职位。
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2.制定议程
一个议程是一个成功会议的关键因素，但往往被忽视。理想情况下，定期会议有同样的议程保持效率向前发展。你希望会议所需的准备工作提前发出，让每个人都有机会在会议开始前回顾一下。
会议应尽可能以对话和行动步骤为重点。有一个议程可以作为一个指南针，帮助你确保会议在偏离轨道时能回到正轨。
但是，假设您在会议上花时间审查应该提前阅读的数据，而不是讨论有关数据的问题。在这种情况下，你并没有创造出最佳或富有成效的体验。
最好提前至少24小时发布会议信息，这样与会者就可以回顾会议内容并准备问题。
3.准时开始，准时结束
准时开始和结束对你的团队来说是至关重要的，因为它让每个人的一天都在正轨上。另外，注意开始和结束的时间是一种向你的与会者展示你的方式尊重与价值他们的时间。开始和结束会议在指定的时间对传达你对员工的关心是至关重要的。
此外，任何需要技术或外部反馈的事情都应该在会议开始前处理好。在有意义的讨论中不要使用手机，这对专心完成任务至关重要。如果你在会议期间检查其他问题，你可能不需要参加那个会议。如果你发现很多人都在分心，你应该首先质疑一下这个会议是否有必要。
4.在正确的时间为正确的人提供正确的目标
提前收集问题，并在会议上留出大部分时间来讨论这些问题。文档很重要一场好的会议需要出色的笔记。糟糕的会议没有后续讨论或文件。
开会的时间取决于你的团队。一个强大的商业领袖知道他们的团队是如何运作的，以及他们什么时候能发挥最好的作用。例如，我发现每个月的最后一周不是参加头脑风暴会议的好时机，因为我的员工都在努力完成月底的数字。
为你的会议找到合适的时间、团队和地点，你会看到更好的结果。
5.有行动计划、责任和截止日期吗
会议不可能有效行动项目和责任。会议负责人负责指派一个勤奋的记录员，并让会议参与者对讨论的行动项目和下一步负责。
如果行动项目没有在特定时间内完成，领导者有权询问原因，并提供额外的指导来完成它。
坚持这样做的公司和领导将会有富有成效的会议。在固定的时间开会并制定适当的行动计划，对于向员工传达关心和确保公司的长期生产力至关重要。
