不要买没有这5个特性的工作流软件

世界正变得越来越智能，但工人们是否以正确的方式受益于先进的工具呢?人们不需要技术来取代他们的工作。他们需要技术来填补空白，处理好繁忙的工作，这样他们就可以回去做自己最擅长的事情。根据Monday.com的研究，38%的员工认为，通过自动化重复任务的工具，他们每周可以节省5个小时，28%的人希望增加他们的创造力和专注时间。

Thomas Barwick | Getty Images

使用带有自动化元素的正确工作流软件可以使人们专注于只有他们能够执行的任务，以及他们能够真正产生影响的任务。无论您是为自己工作还是管理数百人的团队，正确的自动化工具都可以为您每周节省数小时的头痛，并帮助您在创纪录的时间内实现目标。

相关的：自动化的进步意味着人类需要接受终身学习

然而，并不是所有的职场解决方案都是一样的。如果选择了错误的版本，您可能会花费和升级之前一样多的时间来摆弄您的软件。关键是要找到功能合适的产品，而不是功能最多的产品。通过寻找这些重要的特性，仔细评估您的自动化选项。

易于使用的模板

除非你遵循一个从未有人使用过的工作流程，否则不要从头开始开发你的软件。为您的特定垂直定制的模板可以节省您的时间，并帮助您记住您在日常工作中习以为常的工作流程的所有小部分。

当你确实需要从头开始时，项目自动化公司Rindle推荐绘制图表制定你的任务。一旦看到了每个工作流的开始和结束，就可以在展开概览时填充细节。当您开发这些细节时，寻找您在最初的需求评估中可能错过的自动化机会。

定制选项

你需要什么最基本的工作工具都不具备的东西?使用开箱即用的解决方案，您预计问题在哪里?确定您的工作流程可能与标准不同的地方，然后根据它们满足这些怪癖的能力来评估解决方案。

客户关系管理和营销自动化公司Insightly建议用户关注不干涉的时刻在构建工作流时。一个人可能理解工作流程下的含义，但当任务转移到其他人的办公桌上时，这个人可能不会分享相同的假设和隐含的知识。找到一个能传递信息的解决方案，而不仅仅是任务。

相关:低效流程是如何伤害你的公司的

简单的分享

你的团队只知道链中最不知情的人知道的东西。更好的共享和协作功能确保每个人从头到尾都知道故事，提高输出质量，因为关键细节在整个流程中保持一致。

谷歌知道分享的价值以及任何公司。该公司围绕持续协作的概念构建了G Suite产品线。在一个连通性已成为人们期望的时代，自动化工具必须促进对话、文件和任务的轻松共享。

数据可视化

Web-data业务导入。IO坚信数据可视化的重要性．人类不能像机器一样看着黑白电子表格并从中获取见解。通过智能视觉，自动化工具可以弥合数据和理解之间的差距，向用户通报重要的指标和趋势。

工作场所平台，尤其是工作操作系统，在幕后完成了大量工作，但并不是所有的处理都应该隐藏起来。智能工具知道您想知道什么，并可以传递(并推断)这些信息，为您提供易于理解、可操作的数据，这些数据从第一眼就有意义。

有用的集成

你使用一堆不同的工作工具和软件的几率很高。不要手动地在程序之间来回切换——这有悖于你简化工作的所有主张——找一些与你已经使用的软件集成的软件。

工作流平台中的自动化和集成涉及各种流程，所以不要仅仅停留在与Excel和Sheets的集成上。找一些能集成通信工具(如Slack)、存储工具(如Dropbox)和日程安排软件(如谷歌Calendar)的软件。例如，Monday.com和Airtable与各种其他工具集成，包括其他自动化解决方案。

相关:17个企业家必备工具雷竞技手机版

如果您当前或建议的解决方案不提供这五个特性，那么请放慢速度，考虑一下您面前的软件是否真正满足了您的需求。也许到目前为止，您还没有一个或两个功能，但随着业务的增长，您将需要具有强大功能和智能的软件与之一起成长。在你开始感到压力之前，检查一下你的选择，评估一下你的成长轨迹。