为什么你需要开始自动化重复的任务

Ping, ding, click -clack和swoosh。然后重复:一遍，一遍，一遍。听起来是不是很熟悉?它应该。根据麦肯锡的研究在美国，平均每周有28%的工作时间花在回复邮件上。同样，还有19%花在收集信息和数据上，14%花在沟通和协作上，只有39%花在个人特定角色的活动上。也许你能感同身受。我当然可以。

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作为一名营销人员，我经常发现自己从不同的工具中提取数据并构建报告，然后在我有机会开始自己的工作之前将这些报告发送给利益相关者。这是平凡而重复的，但也很重要。在我永无止境地追求提高效率(也许还不那么沮丧)的过程中，有人向我推荐了罗斯·詹金斯(Ross Jenkins)DigitalMe美国是自动化领域的领导者。他主要专注于帮助执行团队利用自动化改进他们的工作流程和决策过程。

自动化任务不仅仅是为了消除重复性任务和节省时间，实际上也是为了提高可靠性，消除人为错误。从简单的到高级的，事实证明，有很多东西你可以自动化，让你的一天更有效率一点。

这里有一些方法，你可以开始自动化你最重复的任务。

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自动处理邮件

根据詹金斯的说法，电子邮件是最容易自动化的任务之一，它对你的工作效率有强大的影响。通过简单地引入过滤器来划分你的收件箱，你可以优先考虑哪些需要阅读，哪些需要留到后面。例如，通过将白名单域名的电子邮件汇集到一个文件夹中，将未知域名的电子邮件汇集到另一个文件夹中，你很快就会看到一个不那么混乱的收件箱的好处。

詹金斯向我解释了如何通过自动化你最频繁的电子邮件回复来更进一步。使用高级过滤器，然后通过自动化软件进行管理，比如Zapier，您可以对最常见的问题生成自动回答。同样，通过使用日历调度软件，如Calendly，然后你可以设置自动响应日程安排请求，让人们能够直接从你的日历上预订时间。您还可以链接到待办事项列表工具，例如Todist这样，带星号的邮件就会自动添加到你的待办事项列表中，甚至是你的客户关系管理(例如:HubSpot的)，确保你不会忘记回复重要的电子邮件。

自动化数据和信息收集

Jenkins解释了一个情况，他正在帮助一个执行团队自动访问他们最重要的统计数据，并确保这些数据对那些需要查看的人可用。在这个特殊情况下，他设置了自定义仪表板，以可视化直接从HubSpot提取的统计数据。您可以使用可视化工具，如谷歌数据工作室，这是一个免费的工具，可以轻松集成到您的CRM、电子表格或数据库中。然后，他们自动向投资者和内部利益相关者发送通知电子邮件，并链接到最新的仪表盘。

詹金斯表示，通过简单地自动化这样的重复任务，他帮助公司节省了员工收集和汇编信息的时间，也帮助首席执行官在外部和内部利益相关者之间引入了更好的透明度。

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自动化营销和销售领导管理

这对作为营销人员的我来说特别有趣。作为一名营销人员，我的主要职责是利用营销自动化，通过自动邮件滴注活动、广告重新定位和现场体验，为潜在客户提供出色的(希望有说服力的)体验，而我的次要职责是内部潜在客户管理。例如，如何在市场和销售部门之间对潜在客户进行评分和管理。这是一个具有巨大自动化机会的领域。

要实现潜在客户管理的自动化，例如一旦潜在客户成为合格的营销潜在客户，就将其从营销部门转移到销售部门，需要确保销售经理了解潜在客户并对其采取行动。虽然像HubSpot这样的crm在综合潜在客户的所有数据方面做得很好，但Jenkins使用自动化来通知销售代表有关潜在客户的关键和及时的信息，同时还将有关潜在客户的质量和销售电话结果的信息发送回市场部门，这些都是在HubSpot中处理的。然后，所有这些都被编译成高级管理人员的聚合数据，使用如上所述的类似做法。

在结束我们的讨论时，Jenkins向我解释了自动化如何成为公司决策过程中不可或缺的一部分。随着人工智能的发展，企业领导者正在利用这项技术根据复杂的数据集做出即时和更明智的决策，消除人为错误。这可以追溯到客户，在客户服务等领域，客户服务代理得到了强大的人工智能建议的补充，为解决客户罚单提供准确的指导。高管们在制定战略决策时也在利用人工智能。通过人工智能主导的概率结果自动化决策过程，领导者还能够从战略决策中消除人为错误。自动化正在成为商业格局中真正不可分割的一部分。