电子邮件礼仪的注意事项

当电子邮件的使用在90年代初变得普遍时，商业世界发生了变化。电子邮件现在占据了我们工作时间的很大一部分。根据…研究国际数据公司(IDC)的一项调查显示，员工每周有28%的工作时间用于阅读和回复电子邮件。

当我们试图更快、更有效地工作时，我们不能忘记伴随任何形式的交流而来的社会规则。这里有一些邮件礼仪的注意事项。

做有一个明确的主题。

我们大多数人每天都要与塞满收件箱的数百封电子邮件竞争，所以你的主题行越清晰，你的信息就越有可能被阅读。例如，如果你要向某人发送一份提案，要具体一些，并写上“附件是惠誉的提案”。

不忘记你的签名。

每封邮件都应该有一个签名，告诉收件人你是谁以及如何联系你。将它设置为自动出现在每封电子邮件的末尾。包括你所有的联系方式，这样收信人就不用查你的地址、电子邮件或电话号码了。

做使用专业的称呼。

使用“Hey”、“Yo”或“Hiya”是不专业的，不管你对收信人有多了解。用“Hi”或“Hello”代替。更正式的说法是“亲爱的(插入姓名)”。在称呼中使用对方的名字——“你好，罗伯特”——是非常合适的，但记住，除非你得到允许，否则不要缩短对方的名字。

不使用幽默。

幽默不能很好地通过电子邮件传达。如果没有相应的语调和面部表情，你认为有趣的东西很有可能被对方误解，或被视为讽刺。当有疑问时，不要在商务交流中使用幽默。

做校对你的信息。

如果有人根据你写邮件的方式来评判你，不要感到惊讶。例如，如果你的电子邮件中充斥着拼写错误和语法错误，你可能会被认为是马虎、粗心，甚至没有受过教育。在点击“发送”之前，检查你的拼写、语法和信息。

不假设收信人知道你在说什么。

将你的信息创建为一个独立的便条，即使它是对一系列电子邮件的回应。这意味着没有“俏皮话”。包括主题和之前的邮件、研究或对话。回头查看链以复习上下文可能会令人沮丧且耗时。你的收件人可能每天都会收到数百封邮件，很可能不会记得你收到邮件之前发生的一连串事件。

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做回复所有邮件。

及时礼貌地回复每一封发给你的合法邮件。即使你现在没有答案，也要花点时间写一封回复，让发件人知道你收到了他们的邮件。如果邮件发错了收件人，也要通知发件人。

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不直言不讳。

永远不要发一封愤怒的邮件，也不要草率地回复。发送信息前要仔细考虑一下。如果你感到愤怒，把你的信息放入“草稿”文件夹，等你冷静下来，有时间制定适当的回应时再看一遍。

做对私人材料保密。

分享电子邮件太容易了，即使是无意中。如果你必须分享高度私人或机密的信息，当面或通过电话说。在邮件正文或附件中发布敏感内容之前，请先征得同意。

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不!过度使用感叹号。

感叹号和其他表示兴奋的符号，如表情符号、LOL等缩写，以及所有的大写字母，在商务交流中都不能很好地翻译。除非你和收信人非常熟，否则不要收。使用一串感叹号!!!!!也不专业

让你的邮件职业化、切中要点可能需要一些练习，但从长远来看，你会看起来更优雅、更有条理。