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让你的客户或顾客支付发票并不是企业主一天中最重要的事情。然而，这是一项重要的任务，它将成就或破坏你的事业。这就是为什么要有一个正式的，专业的发票系统是如此重要。
它还可以帮助你记录你的应收账款和计费。这使得开发票对你和你的付费客户来说都尽可能轻松。反过来，这会让现金更快地流入你的银行账户。
但是，如何才能创建一台运转良好的发票机器呢?当你建立一个杀手级的发票系统时，就从下面的8个建议开始吧。
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1.选择一个进销存系统。
放弃电子表格和手工结账，选择基于云计算的结账系统。切换到电子发票系统允许您创建和发送电子账单。这意味着再也不用在商场里等着结账了。
这也节省了你的钱，因为你不再需要支付邮资，纸张和墨水，但这只是一个开始。
大多数电子发票系统允许您在移动设备上创建、管理和审查发票。这意味着无论你去哪里，你都可以把办公室带在身边。此外，您还可以通过设置定期付款和付款提醒来自动开发票。
一些发票结算平台甚至会“ping”客户，直到付款。其他系统，如Due，具有时间跟踪、费用管理和项目管理等功能。
需要一些建议吗?首先回顾一下这个优秀的列表为小企业主提供101家发票公司。这里还有其他一些顶级发票公司退房。
2.输入客户信息和标准账单金额/项目。
一旦你选择了一个进销存系统，是时候组织起来了，这样你就可以立即开始给客户结账了。显而易见的起点是将客户的信息输入到您的发票。这包括他们的姓名，电子邮件地址，账单和邮寄地址，以及首选的付款方式。
存储这些信息将允许您在几分钟内开具发票或设置定期付款。如果你有一个基于订阅的业务或受雇于一个长期项目，这是理想的。
在创建账单时，只需在系统中输入一次典型的账单成本，就可以节省时间。例如，如果你是一名自由职业者，你会在软件中输入你的小时工资。然后，您的总账单将自动计算。
记住，你越快发出发票，你就越快得到报酬。
3.建立支付条款和政策。
您的付款条款和政策决定了何时以及如何支付您的发票。如果你是自由职业者，你应该提前和你的客户讨论这些条款和政策。这样当他们收到一张莫名其妙的账单时就不会感到惊讶了。
你亦应了解客户的付款时间表及首选付款方式。这确保了计费过程中没有问题。例如，你的条款和政策应该是灵活的，这样你的客户就可以轻松地支付发票。
如果对他们来说没有痛苦，他们会更倾向于毫不犹豫地支付发票。
设定一个短期付款政策也符合你的最大利益。例如，我的大多数客户都在30天内付款。事实上，大多数人会在15天内付款——如果不是立即付款的话。因为我建立了更短的付款期限，我可以更快地收到钱。
4.专业设计你的发票。
信不信由你，发票的设计很重要。这是因为设计糟糕的发票会引起混乱和烦恼。它们还表明你缺乏专业精神，这不会影响客户按时支付你的账单。
不相信我?那就继续看这篇有趣的咆哮吧媒介关于设计糟糕的发票对人们的影响。精心设计的发票能让客户觉得你是专业人士。作为专业人士，你应该得到报酬。它还区别于客户收到的所有其他乏味和通用的发票。
设计发票似乎过于复杂。实际上很简单，只要它们能反映你的品牌。这意味着你的发票应该包括;
-你的标志。
-品牌的颜色。
-明确规定付款条件。
-服务/产品分项清单。
—联系方式。
-发票编号。
-预产期。
-个性化的消息谢谢你的客户付款。
大多数发票软件允许你简单地拖放你的logo到一个预先制作好的模板上。这将自动发出项目，如发票号码。这意味着设计发票从未如此简单。
5.软硬兼施。
尽管实践了发票的最佳实践，但有时客户根本没有钱支付给你。更糟糕的是吗?有些客户可能会等到最后一分钟。
不要失去冷静。制定适当的策略，吸引客户按时支付你的发票。”写迪安娜。兰普顿。
例如，你可以使用以下胡萝卜加大棒的组合:
对于胡萝卜，你可以提供一个激励。如果提前付款，这可能是发票总额的折扣。对于stick，当发票超过到期日期时，您可以执行滞纳金。这可能只是一小部分或固定费用。
“如果这些策略不起作用，可以考虑提供付款计划。你每个月可能会收到更少的付款，但总比没有强。”
6.做好记录。
米兰达Marquit写“一定要把你正在做的工作记录下来。如果你是自由职业者，跟踪你的项目。如果你每小时收费，确保你有时间记录，可以证明你花了多少钱。”
“从库存到时间再到发布的推文，无论你应该衡量什么，都要保持跟踪。你需要详细的记录来支持你的发票，”Marquit补充道。这样，如果客户对账单有异议，你就可以支持你的索赔。
这包括记录合同和其他你可以查阅的材料。仔细整理你的文书和文件，这样事情就不会被遗漏，最终阻碍你的发展。”
您还应该跟踪您的付款，例如哪些发票已经支付，哪些没有支付。同样，发票软件将为您做这件事，但您不能仅仅依赖于自动化。有时候你需要拿起电话，询问客户为什么逾期未付账单。
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7.一定要保持专业和礼貌。
毫无疑问。在商业中，没有任何东西可以取代专业精神做包括发票。
在发票上使用“请”和“谢谢”这样的礼貌措辞。要求你的客户在特定日期前付款，写上“请在X日期前付款”。或者，“请在收到后15天内全额付款。”
在与客户建立牢固关系的同时，你希望被视为专业人士。而且，没有什么比善待和尊重他们更能做到这一点了。这甚至包括当你向一个赖账的客户要钱。
8.知道何时寻求外部帮助。
虽然发票是必不可少的，但并不是每个人都有时间或知识来有效地创建和管理所有的发票。在这种情况下，你可能需要寻求外界的帮助。例如，你可能想雇佣一个簿记员或自由会计来处理你所有的发票。
但是，如果你想自己处理发票，你可能需要帮助;
系统设置。大多数发票软件从一开始就很容易使用。但是，有些系统可能需要专家对您或您的员工进行培训，以便您能够正确使用软件。
为客户建立信用。企业向客户发放信贷额度并不罕见。咨询信用局服务或信用评级机构，以便他们可以审查您客户的信用。你最不想要的就是向一个没有偿还能力的客户发放信贷。
收集逾期帐户。尽管有提醒或积累滞期费，但可能会有客户无意支付您的发票。在这种情况下，你可能需要聘请律师或催收公司来追讨这些逾期付款。
