在许多工作场所，微软Office应用程序是运营结构中不可或缺的一部分，感觉好像它们一直存在。实际上，Microsoft Office 365今天的版本不同于许多人熟悉的版本。它现在是基于云计算的，而不是下载到你的电脑上，这意味着你可以在任何地方协作、共享文件和完成工作。
即使是在云端，微软的Office也和你记忆中的一样，充满了所有的关键功能和服务。然而，这种熟悉并不意味着您了解或正在利用该软件提供的每一个快捷方式、功能或节省时间的hack。
考虑到这一点，考虑以下七种提高效率(但经常被忽视)的使用方法Microsoft Office 365．
1.减少收件箱的干扰。
我们都有过这样的经历:一封邮件发给了整个公司，人们开始回复所有人。这些回应虽然偶尔很有趣，但也会让人分心。Sprint公司的Office 365专家鲍比•迈克尔(Bobby Michael)开玩笑说，这些没完没了的邮件“是我生存的祸害”。
值得庆幸的是，有一个经常被忽视的快速解决办法:忽略谈话。该功能可以在Outlook的邮件列表下访问，它会自动将与特定对话相关的所有邮件放在已删除项目中。迈克尔说:“当你陷入‘全部回复’的噩梦时，你可以简单地点击‘忽略’，这样你就不会被所有的回复所困扰了。”
2.召开更好的会议。
当面对面的会议不可能，或者只是太浪费时间时，skype会议是一个很好的选择。在线会议工具包括实时音频和视频会议、即时消息聊天、共享屏幕和白板等功能。如果您是会议组织者，它还可以让您轻松管理讨论:您可以向参与者授予(或撤销)会议特权，例如共享屏幕或发起IM对话的能力。
你也可以把通话中的人调成静音，迈克尔很欣赏这个功能:“有一天我在接电话，一位先生对着麦克风大口喘气。当我说话的时候，我礼貌地让他静音，然后当他需要说话的时候，我又把他的声音调开。”
3.协调日程安排。
会议是必要之恶。而浪费时间去组织它们却不是。Outlook的“空闲/忙碌”功能可以让员工轻松查看同事什么时候有空、忙或不在办公室，从而消除了冗长的来回安排的需要。
Michael特别喜欢这个功能，他管理着一个大型销售团队。“我每天都用它，”他说。
4.即使在家工作，也能在视频通话中保持专业形象。
Michael特别感兴趣的一个新功能是视频通话时模糊背景的功能。对于那些有宠物或孩子的人来说，他们会意识到这其中的内在价值，但对于那些没有宠物或孩子的人来说:记得罗伯特·e·凯利吗？当他的两个可爱的孩子打断了BBC的现场电话会议时，这位学者迅速走红。现在，凯莉主演微软介绍该功能的视频．
5.协作处理文档，同时防止数据丢失。
OneDrive允许你将所有文档同步到云端，这使得它们可以通过任何有或没有WiFi的设备访问。它还使团队能够同时编辑项目，而不会丢失对最新版本的跟踪。
OneDrive的工作原理与Google Docs类似，但其安全功能得到了增强。数据丢失预防系统会说，“嘿，劳拉正在下载一大堆文件，有没有可能她准备离开我们?”迈克尔说。“有制衡”，包括管理人员在使用某些关键字(如提到竞争对手)时能够收到警报，以防止知识产权被盗。
6.防止黑客攻击。
网络钓鱼和欺骗攻击呈上升趋势在Sprint与客户合作时，迈克尔注意到了这一趋势。公司可以将Office 365威胁保护添加到他们的计划中，该计划通过扫描收到的电子邮件中的所有附件、网址和文件来防止黑客攻击。
7.更快地完成工作。
在Office 365中你可以做很多事情。如此多的回忆如何做所有这些事情很快就会变得很有挑战性。这就是“告诉我”的由来。该功能由一个灯泡图标表示，位于应用程序窗口的右角，充当虚拟帮助台。
假设您想从电子邮件中删除密件抄送字段，但不确定如何删除。使用“告诉我”，您可以搜索“删除密件抄送字段”，然后您将被引导到相应的命令按钮以及相关的在线帮助文章。如果你要去度假，需要设置一条“不在办公室”的信息，或者想要在Word文档中插入一个表格，或者想要在Office 365中完成数百个其他操作，也可以这样做。
尽管迈克尔是软件方面的专家，但他承认自己还是会时不时地使用这个功能。他说:“有很多命令按钮我不是每天都用的。“你忘了他们在哪儿!”
欲了解更多信息，请访问sprint.com/whysprint或致电844-344-6556。
