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想想你的最后一次状态会议。在有人说“嘿，让我们把这个放到线下吧”之前，参与者有多少次被项目特定的对话打断了?参加会议的每个人都需要了解最新情况吗?为位于不同时区的团队成员安排工作时间有多难?
不久以前，状态会议是团队分享项目进展和解决问题的最有效方式。但在这个时代会议疲劳，值得质疑的是，这种情况是否仍然存在。无论你制定了多少基本规则来保持状态会议尽可能简短和愉快，它们都很容易产生反效果，并使团队成员脱离。
值得庆幸的是，有更好的方法来监控项目进度，并让合适的人了解最新情况。使用约定和任务管理工具的组合，您可以跟踪项目并促进协作异步，减少团队成员和会议主持人的头痛。
同步站立的问题
同步会议需要实时交互。任何时候你都要进行实时会议，你必须安排好后勤工作:谁需要到场，什么时候见面，讨论什么项目。同步会议还需要手工记录，无论是项目经理还是个别团队成员。您还需要决定在哪里保存这些记录，以及如何使它们对整个组可见。随着团队的成长和发展，你必须重新权衡所有这些考虑因素。
即使你有一个无懈可击的议程，也需要不断的强制执行来保持会议的正常进行。否则，一些团队成员可能会散漫，分享比需要的更多的细节，花太多时间在闲聊上，导致一些与会者退出。实时格式也可能不适合你的团队的个性类型。内向的当团队成员被要求在同事面前分享他们的工作进度时，他们可能会觉得自己被放在了现场，而且不同的人在一天中的不同时间达到最高效率和注意力。不必要的状态会议会扰乱他们的工作流程。
解决方案?去异步
异步会议使您摆脱了传统会议的许多挑战，同时仍然允许您完成跟踪项目进度的相同目标。与异步在会议上，团队成员有一个固定的时间框架来汇报他们的最新进展。结合使用参与工具和任务管理工具，他们可以记录状态更新和相关信息，然后可以与更广泛的团队自动共享。
每个团队成员都可以花几分钟提供他们的更新，而不是花30分钟到一个小时来听取可能相关或不相关的状态点名。如果需要额外的对话或支持，可以通过通信应用程序或面对面进行，如果这是团队成员个人喜欢的。
异步会议是如何工作的
大多数团队已经熟悉使用任务管理工具在集中位置分配、接收和查看任务。当然，简单地检查任务并不能让您传达上下文，并且在任务管理工具的评论部分很难提出复杂的问题。任务管理工具也关注任务的完成情况，因此在达到或错过里程碑之前，它们并不总是能够跟踪进度和识别障碍。
这就是参与工具的用武之地。任务管理工具允许您获取关于任务的定量数据，而参与工具允许您获取定性数据。使用自动参与工具，你可以问一系列简单的问题，以清楚地了解每个团队成员的进度:
- 你昨天做了什么?
- 你今天要做什么?
- 你被什么东西挡住了吗?
每个回复都可以在您选择的协作工具中自动共享，每个人都可以看到它。你一眼就能看到每个人都在做什么，谁最需要帮助，他们需要帮助什么。您可以将问题分配给合适的人，而不必强迫不参与的团队成员听取旁听。
有了任务管理和参与工具的结合，会议不再需要实时进行。相反，团队成员可以按照自己的节奏签到。您还可以获得每日进度的自动记录，您可以使用它来跟踪趋势并执行项目事后分析。
如何开始
实现异步会议需要一个转变从典型的实践，但它并不一定有一个陡峭的学习曲线。没有必要一下子全部投入。您可以从用异步会议取代一两个日常站立会议开始。这样，团队成员就可以感受新的方法。你也可以尝试不同的问题来找到最适合你的团队的问题。
与您的团队沟通您为什么要实现这种方法以及对他们的期望。大多数人会欢迎减少日历上会议次数的想法，但有些人可能会担心他们会被排除在外。其他人可能需要一些帮助来养成每天回答问卷的习惯。向犹豫不决的团队成员保证，您的协作工具可以提供他们所需的信息，并为健忘的同事使用日程安排提醒。
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让会议有意义
让我们面对现实吧:当你取代同步会议时，你失去了一些面对面的互动。但这个想法并不是要完全消除相互作用;而是把它们变成有意义的尽可能在我的公司，我们已经看到异步状态会议的成功，因为团队成员不觉得他们的时间被浪费了。每个员工都有自主权——在他们的日历上有额外的空间——以最适合他们的方式进行协作，项目经理可以花更多的时间来推进项目，而不是纠结于时间表、记录状态更新和相关笔记，以及管理那些烦人的谈话。
那么，真的到了告别状态会议的时候了吗?可能不是全部。他们有时仍然有自己的位置。但很明显，有一个更好的选择，既能保持信息和项目共享的正常进行，又能消除团队成员许多耗时的面对面会议。
