推出IP电话系统

IP电话(IPT)系统可以为小型企业提供许多切实的好处。我认识的一个小企业主说，在安装了IPT系统后，员工的工作效率提高了65%，因为员工不用浪费时间跟踪同事，也不用手动将电话从一个办公桌转移到另一个办公桌。

如果你正在考虑升级你的电话系统，请继续往下读。我将讨论在IPT解决方案中应该考虑哪些业务功能，以及如何成功且经济有效地部署这样的系统。有关IPT的更多背景知识，请查看上个月的专栏。建设更好的通信系统，它提供了小型企业电话系统的概述，包括IPT解决方案，旨在帮助您决定哪一种适合您的公司。

确定你的目标
在更改现有的电话系统之前，你应该回答两个关键问题:

1.你们目前的电话系统有哪些限制和“痛点”?你现有的电话系统如何限制你的员工和你的业务?例如，员工是否花了太多时间转移电话或玩语音标签游戏?你是否正在失去潜在客户，因为他们厌倦了等待?

2.你公司的主要业务目标是什么，你的电话系统是否帮助你实现这些目标?你的电话系统能帮助你更好地服务客户吗?你是否能以最低的成本获得最好的电话服务?你的电话系统会随着业务的增长而增长吗?

知道这些问题的答案将帮助你协调当前和未来的需求和目标，与你的IPT系统。您将从一开始就知道电话系统需要什么特性和功能，以及您可能会需要什么。IP网络固有的灵活性意味着您可以根据需要快速添加新功能。这将有助于防止您部署超出所需或不够的功能。

逐步推出
为了确保平稳过渡到IPT系统，最好分阶段推出。以下是我建议的方法:

第一阶段:打好基础。
IPT系统需要一个融合的IP网络作为基础。在融合的IP网络上，电话作为数据在互联网上传输，就像电子邮件、即时消息、视频和其他流量一样。拥有一个用于多种目的的网络简化了管理负担并降低了成本，因为您不再需要维护多个网络。你还可以省下电信和长途电话费。

IP网络通过路由器、交换机等智能网络设备将各种设备(包括计算机和电话)连接起来。您的数据网络可能已经由路由器和/或交换机连接。您只需要确保您当前的网络可以支持新的IPT系统。您的路由器和交换机应该具有内置的安全性，并能够随着公司的发展支持增加的流量和额外的功能。

您的IP网络还应该具有“高可用性”，这意味着停机时间最小。考虑添加第二个冗余IPT服务器，以便在电话系统的主服务器出现故障时提供连续性。您的业务目标将帮助您确定系统需要何种级别的冗余。

服务质量也很重要。QoS，通常被称为QoS，简单地说就是IP网络上的语音和视频流量的优先级高于数据。没有人会在意电子邮件是否晚到几秒钟。但是，在你讲完话后，经常延迟传递你的声音肯定会引起注意。更高级的小型企业路由器包括QoS功能，可以在需要时开启。不需要升级设备。

在第一阶段，你可能会有一个基本的IPT系统，它提供多个直拨扩展和语音邮件，你可以使用电话、电脑或其他设备访问。该系统还将提供自动消息传递和问候语服务，以执行任务，例如将来电者路由到适当的分机。

为了充分利用你的IPT系统，你应该有IP电话。它们看起来类似于传统的商务电话，有按钮、听筒和支架。但它们直接连接到IP网络，具有大屏幕，并将IP通信系统的许多特性和功能置于用户的指尖。

超越基础

阶段2:添加更多功能。
一旦您的基本IPT系统启动并顺利运行，可能是时候考虑使用新的工具和特性来增强其功能了。一些可能性包括:

• 虚拟专用网。VPN连接允许员工从家里、酒店房间、客户办公室或其他地点通过互联网安全地连接到企业的IP网络。通过VPN，员工可以移动，高度安全地访问您公司的网络，进行所有通信，包括数据，语音，视频和传真。
• 软电话。软电话是一种软件，允许您使用连接的耳机和麦克风在计算机上拨打和接听语音电话。只要有宽带网络连接，你就可以在笔记本电脑上使用IPT系统进行语音通话。
• 无线组网和无线IP电话。您的IPT系统还可以包括无线接入点，从而创建无线网络。与无线IP电话一起，移动工作者可以随时随地安全地访问IPT系统。例如，使用无线IP电话，在楼层协助客户的商店店员可以快速访问商店的数据库，查看客户想要的商品是否在仓库中、是否在订单中或是否已停产。
• 视频。在融合的IP网络上，添加支持视频的应用程序比您想象的更容易、更经济，因为网络中内置了对视频的支持。此外，针对小型企业的高级路由器使您能够将视频应用程序添加到网络中，而无需进行昂贵的设备升级。尽管你可能认为你不需要视频，但你可能会惊讶于它在改善运营、销售、客户关系和其他领域的效果。例如，通过视频会议，您可以向远程销售团队的偏远成员演示正在开发的新产品。IPT系统上的视频还可以让您监视远程站点，例如一个小商店，以评估员工的表现。
• 支持集成语音和数据的应用程序。为IPT系统开发的一些应用程序集成了音频或视频会议的应用程序，如即时消息传递、日历和在线状态(查看组织中某人是否在线的能力)。通过在线状态应用程序快速识别团队中的哪些成员在各自的办公桌前，您可以轻松地与远程工作人员建立临时电话会议，并在会议期间通过即时消息传递交换信息。
• 联系中心。IPT系统可以为创建呼叫中心提供基础，以简化与客户的通信。呼叫中心技术提供了复杂的呼叫路由，能够与客户进行在线聊天，并向呼叫者发送消息，告知他们预期的等待时间，以及其他功能。
• 先进的安全。在阶段1中，您的IP网络路由器提供所需的安全性。但是，在添加功能的同时，还应该添加安全设备，例如提供更多层保护的专用防火墙设备。

阶段3:结合业务应用程序。
在阶段3中，您可能会考虑将业务应用程序集成到IPT系统中。这很简单，也不贵，还能让你的小公司在外人看来更大。

例如，您可以将集成语音应答(IVR)软件绑定到IPT系统。IVR技术为呼入用户提供语音提示功能。呼叫者通过说话或使用电话键盘来响应提示。这些回复提供了关于呼叫者联系公司的原因的有价值的信息，这些信息在他或她接听电话之前就被传递给呼叫中心操作员。

许多小型企业已经将客户关系管理(CRM)系统连接到他们的IPT解决方案，以更好地了解客户的习惯和需求。CRM软件提供了一个数据库，用于捕获和分析关于客户的信息。

将CRM和IPT结合起来可以提高客户满意度，这通常会增加销售额。例如，当有电话打进来时，客户联系记录的弹出窗口会出现在呼叫中心代表的IP电话屏幕或计算机显示器上。在第二次铃声响起之前，客服代表可以获得来电客户的信息，比如未完成的订单和最近的退货信息。即时访问来电者的记录可以更快地解决问题并增加销售额。例如，呼叫中心代表可能会注意到呼叫者最近没有订购某一特定产品，并当场为呼叫者提供折扣。

与阶段2一样，您应该在阶段3提高网络的安全性——特别是如果您将CRM解决方案链接到IPT系统。事实上，对于某些行业，如医疗保健、零售和金融服务，对于计算机化客户记录的安全性有严格的规定。

管理IPT系统
如果你觉得这其中的任何一点让你望而生畏，别担心。小型企业IPT系统可以提供即插即用功能，这有助于减少设置时间并优化网络设置。寻找具有直观界面的系统，该系统允许快速配置电话、消息、交换、无线局域网、防火墙、安全服务和其他元素。许多专门从事IPT系统的增值经销商可以帮助您实施适合您业务的系统。

此外，请记住，你不需要预先花费数千美元，也不需要在工资表里增加IPT专家。托管或管理的IPT系统将以负担得起的每月费率为您提供IPT设备和专业知识。

底线:IPT系统的获取、部署和维护比您想象的要容易。它可以让你的小公司看起来——并变得——大。