你的文件不安全。以下是文档安全的最佳实践

随着5 g技术工业4.0给企业带来了更大的压力，要求他们快速实现数字化转型文档管理解决方案爆炸式增长。文档管理软件的全球市场是预计到2025年达到101.7亿美元。伴随这场革命而来的是对妥善保护所有这些信息的固有担忧。文件通常包含敏感和私人信息，一旦泄露，可能会对个人、企业或政府造成不利影响。这就是为什么公司需要采用最高级别的文档管理安全措施。

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不要等着保护数字文档

随着新漏洞的持续定期发布，与纸质文件相比，数字文件更容易被破坏，确保这些文件的安全性比以往任何时候都更重要，以防止私人信息暴露。

阅读新闻并了解一个新的事件是很常见的安全漏洞．影响大小公司的数据泄露事件，仅在2022年上半年就发生了近2000起。对许多公司来说，他们的数据是最有价值的资产之一，因此必须加以保护。

Ransomeware这是一种恶意软件，旨在对文件进行加密，并在用户支付赎金之前拒绝访问这些文件。钓鱼式攻击在美国，黑客试图获取账户凭证(用户名和密码)，这是一种持续且不断演变的危险。黑客通常会在一段时间内保持低调，然后最终开始以该用户身份登录，以免引起怀疑。然后他们下载用户可以访问的文档，如果足够复杂的话，还可以攻击网络管理员的权限。

到底是谁试图侵入系统获取文件呢?任何能在类型中发现价值的人数据公司拥有。黑客通常不知道公司拥有的数据类型，直到他们获得公司文件或对公司足够了解，才能识别可能可用的信息类型，如财务或员工个人身份信息(PII)。他们可以利用任何文件牟利。

在文档管理合作伙伴中寻找什么

目前市场上有许多外包文档管理供应商，但在提供最高级别的安全性方面，并不是所有供应商都是平等的。以下是四个必要的安全特性从文档管理合作伙伴处寻找:

1. 端到端监管和跟踪链:重要的是要知道谁可以同时访问物理和数字文档。监管链在文档的整个生命周期中至关重要。任何访问都应该记录下来，这样您就可以看到谁在什么时候打开了特定的文档，以及他们的原因是什么。合作伙伴应该能够显示审计和监管链日志。这还有助于确保只有具有适当权限的人才能访问特定的文档，而其他人则不能。
2. 灾难恢复、故障转移、冗余和有保障的访问:随着纸质文档的减少，系统和流程需要到位，以确保您的数字文档在发生单点故障时仍可访问。在合作伙伴的数据中心，如果网络坏了，你仍然应该有一个备份，冗余的方式来访问这些文件。合作伙伴应该能够提供书面报告，显示正在进行的测试以及结果，这样您就有信心，如果灾难发生，您知道故障转移将正常工作。
3. 符合行业标准:遵从性标准，例如用于信用卡信息的PCI、用于健康信息的HIPAA以及用于策略和流程的SOC 2 Type II，确保了围绕任何文档的安全性和相关流程的完整问责制。合规性通常包括独立的第三方评估，以确保合作伙伴遵循行业指南，执行必要的任务，并有适当的控制，以确保最高级别的安全性。合作伙伴应该能够提供认证的证据，表明他们满足您所存储的文档类型的必要合规标准。
4. 使用“持续持续的合规”模型:合规的一个缺点是，这是一个年度评估，所以有时公司在一年中会松懈，然后在合规时才准备好。合作伙伴不仅应该在评估时，而且应该在全年都能证明合规性。

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公司可以实施的最佳实践

除了想要最好的技术解决方案来帮助促进文档的数字化，公司还应该把安全作为首要任务。无论你有首席安全官、首席技术官、IT主管，还是与第三方服务提供商合作，公司自己都应该实施以下几个最佳实践，以确保他们尽自己的一份力来保护他们的数字文档:

• 把安全作为首要的、主动的重点，而不是事后才考虑;
• 执行一个完整的审计对每个数字文件的所有访问和采取的行动;
• 确保建立并遵循适当的数据分类、保留和销毁协议;
• 测试和记录灾难恢复和业务连续性解决方案;
• 定期对环境进行漏洞扫描，并修复发现的所有关键漏洞;
• 定期举行保安意识培训，要求员工100%参与;而且
• 定期进行监管链和安全审计，以确保最佳实践得到遵循和记录。

为获得最高级别的数字文档安全，战略协作应涉及所有利益攸关方，包括文档管理提供商、IT、安全和运营。